¿Estás pensando en organizar una rueda de prensa para tu empresa u organización? Presentar ante los medios una novedad puede ser una buena idea; ahora bien, ¿aún tiene sentido organizar un evento de prensa en una sociedad que cada vez más se reúne a distancia? (spoiler: sí, lo tiene). La correcta toma de decisiones previas marcará la diferencia entre un éxito de comunicación o un sonado fracaso. Te contamos por qué.
A lo largo de estos casi 20 años, en Beat Content hemos organizado centenares de eventos para prensa. Muchos de ellos han sido verdaderos éxitos. Otros, en cambio, han pasado sin pena ni gloria, pero de todos ellos hemos aprendido. Fruto de estas experiencias, compartimos aquí algunos aspectos clave, que hemos estructurado en ocho preguntas esenciales:
- ¿Comunicas una novedad verdaderamente relevante? Esta es la primera pregunta que tienes que hacerte. Responde con honestidad y, si la respuesta es no, cambia de estrategia. No es lo mismo presentar públicamente un informe de datos de tu sector que tratar de explicar tu última novedad de producto. Aún hay muchos directivos que se resisten a entender la diferencia entre ‘vender’ y ‘contar’. Y aunque lo segundo lleve a lo primero, el formato manda: basta de aburrir a los/as periodistas con mensajes comerciales. Seamos autocríticos con nuestros mensajes.
- ¿Es necesario un formato bidireccional? Aunque a nuestros dirigentes políticos se les olvide a menudo, una rueda de prensa es un formato participativo, bidireccional, en el que los periodistas hacen su trabajo y formulan preguntas. Además, las ruedas de prensa permiten socializar con la prensa e intercambiar opiniones informales con los periodistas. Si lo que tienes que contar puede explicarse en un comunicado o nota de prensa, es mejor que optes por este formato más sencillo, que ahorra tiempo y recursos a ambas partes.
- ¿Aportarás valor añadido? La prensa vive de contar buenas historias. ¿La tienes? Un/a periodista espera que le des informaciones con estos tres atributos: a) actuales, b) relevantes, c) interesantes para su audiencia. Nuestro cliente Institutos Odontológicos compartió con la prensa un informe sobre la visión que la sociedad tiene del dentista: sus miedos, reticencias, críticas, etc. La rueda de prensa fue un éxito, lo que no hubiera ocurrido (os lo aseguro) si el motivo de la convocatoria hubiera sido explicar la expansión de sus centros.
- ¿Convocas a los periodistas adecuados? Si presentas un producto o servicio de carácter específico, lo lógico es que invites exclusivamente a la prensa sectorial. En los últimos años, además, la prensa se ha precarizado aún más de lo que estaba: las redacciones cuentan con muy pocos efectivos y acudir a una rueda de prensa es un lujo que muy pocas veces pueden permitirse.
- ¿Exige presencialidad tu convocatoria a los medios? Cada vez es más frecuente que los periodistas asistan a ruedas de prensa convocadas exclusivamente en streaming. Para mí, esto tiene el inconveniente de que es un formato poco atractivo para las televisiones y radios, por eso prefiero los formatos mixtos (streaming & presencial). Recientemente hemos colaborado con el Museu d’Arqueologia de Catalunya en la presentación a los medios de su última exposición (IMPERIVM). Es una exposición espectacular y queríamos que los periodistas lo comprobaran in situ, así que la presencialidad era casi obligatoria. Acudieron los principales periodistas culturales de la ciudad y se consiguieron docenas de impactos de calidad.
- ¿Coincide tu presentación con un evento ferial? Magnífico. La prensa de tu sector ya tendrá previsto probablemente acudir, así que podrán optimizar su asistencia si van también a tu rueda de prensa. Eso sí: tienes que tener muy claro que debes ofrecer contenidos de auténtico valor periodístico.
- ¿Has gestionado correctamente las expectativas? A no ser que tu empresa cotice en el Ibex 35 o que sea la comidilla de los medios por algún motivo concreto… lo normal es que la asistencia a una rueda de prensa sea escasa. Es cada vez más frecuente que a una rueda de prensa asistan dos o tres periodistas (a veces, ni eso). En Beat Content aconsejamos a nuestros clientes que desistan del formato rueda de prensa cuando la expectativa más optimista ya está por debajo de los 7 u 8 periodistas. Conviene recordar que el objetivo de una rueda de prensa es obtener visibilidad mediática, y no el evento en sí. Si puedes conseguir esa visibilidad mediática sin necesidad de organizar una rueda de prensa, tal vez no tenga sentido convocarla.
- ¿Le compensa a tu organización el esfuerzo económico y de recursos? A menudo, la exigencia de organizar una rueda de prensa viene dada por el capricho de un directivo, por petición expresa de Headquarters o, peor aún, ‘porque siempre se había hecho así’. Convocar una rueda de prensa exige un despliegue de medios y recursos (tiempo y dinero) que no siempre tiene sentido. Podría ocurrirte que un lanzamiento fuera tremendamente exitoso en número de impactos, pero que sólo unos pocos provengan de la rueda de prensa. Es una mala experiencia, porque en ese caso tu empresa habrá conseguido éxito mediático… pero habrá proyectado imagen de fracaso.
